Quais documentos são necessários para elaborar a DIRPF?

Sempre que se inicia o prazo para entrega da Declaração de Imposto de Renda de Pessoa Física surge a tradicional dúvida: quais documentos preciso ter em mãos para elaborar uma Declaração de IR?

Essa pergunta é muito comum entre os contribuintes e os profissionais da área e vamos passar uma lista com os documentos que são mais importantes na hora de elaborar uma Declaração.

Mas antes de tudo, gostaríamos de ressaltar que essa preparação é essencial para que se minimize o risco de erro na Declaração, pois uma eventual informação errada ou mesmo a falta de dados pode levar o contribuinte à Malha Fina após conferência da Receita Federal.

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Sem mais delongas, vamos à lista para que você se organize e não deixe nenhum documento para trás neste ano:

Documentos Pessoais

Apesar de serem os documentos mais básicos e que são utilizados em boa parte do nosso dia a dia, é comum ver contribuintes se desesperando na falta de algum deles enquanto preenchem a Declaração de IR.

São eles:

• Documento de identificação, como RG e CPF;
• Endereço atualizado com informação de que houve ou não mudança de endereço no ano anterior;
• Número de título de eleitor (opcional);
• Número de recibo da declaração do ano anterior e cópia, se existir;
• Para autônomos, número de cadastro no INSS (PIS ou NIT); e,
• Dados da conta bancária para recebimento da restituição do imposto de renda, se for o caso.

Informe de rendimentos de empregador

Qualquer indivíduo que preste serviços para uma empresa ou para empregador doméstico necessita do informe de rendimentos emitido pelo empregador para comprovar as informações a serem preenchidas e transmitidas na Declaração de IR.

Para quem é funcionário contratado, sócio, ou prestou algum tipo de serviço para uma PJ ao longo do ano, o informe apresenta os dados de todos os recebimentos (salários, 13º salário, férias e abono, por exemplo), além dos descontos a título de imposto de renda retido na fonte e contribuição previdenciária.

No informe de rendimentos de empresários que sejam sócios da PJ e recebem pro-labore, o documento apresenta o total acumulado nos meses do ano anterior, os descontos de IR e contribuição previdenciária e os valores recebidos a título de distribuição de lucros.

O prazo para receber esses informes de rendimento termina sempre no último dia útil do mês de fevereiro. Quem não receber esses informes dentro do prazo, pode preencher a Declaração de IR com base nos contracheques mensais ou emitir o informe direto pelo e-CAC, além de dever denunciar essa omissão para a Receita Federal.

Informe de rendimentos dos bancos

Os bancos enviam seus informes de rendimento por correio ou os disponibilizam na internet. Quem não tem acesso ao serviço de internet banking pode obtê-lo em caixas eletrônicos ou solicitá-lo nas agências.

O informe apresenta e resume os rendimentos recebidos pelo contribuinte ao longo do ano, como os ganhos tributáveis, isentos e os de tributação exclusiva. Além disso, também apresenta informações sobre bens e direitos administrados pelo banco, como as aplicações financeiras e saldo em conta.

Caso o vínculo com determinada instituição financeira tenha se encerrado ao longo de 2020, o contribuinte deve comparecer a uma das agências do banco para obter o informe de rendimento relativo ao período em que foi correntista daquela instituição, pois precisa declarar eventuais rendimentos que tenham sido pagos.

Informe de rendimentos de gestoras e corretoras de ativos financeiros

Quem realizou movimentações por meio de gestoras ou corretoras independentes em 2020 deve receber até o fim de fevereiro o informe de rendimentos contendo o saldo em conta e em cada aplicação financeira, bem como todos rendimentos recebidos ao longo do ano. As aplicações são separadas por tipo (CDBs, fundos de investimento, por exemplo) ou uma a uma.

Informe de rendimento de previdência privada ou pública

O contribuinte que recebe aposentadoria ou que possui um plano de previdência privada, também necessita do informe de rendimentos emitido pela fonte pagadora.

Quem tem um plano de previdência privada precisa desse informa para declarar os valores que foram recebidos ou resgatados ao longo do ano, quais foram as contribuições para os planos do tipo PGBL e qual foi o saldo final do VGBL.

Para quem é aposentado, o informe pode ser obtido no site do INSS, informando o número do benefício, nome do beneficiário, seu CPF e sua data de nascimento ou através do e-CAC.

Comprovantes de despesas médicas, odontológicas e com plano de saúde

Para o contribuinte que tenha gastos com despesas médicas que sejam dedutíveis, é necessário ter em mãos as notas e faturas que comprovem tais despesas. Caso o beneficiário dos serviços médicos não seja o titular da Declaração, mas seja seu dependente, é preciso organizar as informações de quem foi atendido ou tratado para que seus dados sejam transmitidos corretamente para a Receita Federal.

Aqueles que tenham recebido algum reembolso por parte de plano de saúde também precisam reunir os documentos que comprovem o valor que foi efetivamente pago e posteriormente reembolsado pelo plano.

Não custa lembrar que todos os documentos mencionados neste tópico devem trazer a razão social da empresa ou o nome do profissional responsável pelo serviço, bem como seu CNPJ ou CPF, endereço do estabelecimento, o serviço realizado, nome completo do paciente e seu respectivo valor.

Comprovantes de despesas com instituições de ensino

Ter em mãos a documentação relativa aos gastos com educação (escola, faculdade, pós-graduação ou ensino técnico), pagos para o titular ou seus dependentes, também é fundamental na hora de preencher a Declaração de IR, principalmente o valor referente mensalidades e matrículas, certificando-se de que constem o nome e o CNPJ da instituição de ensino.

Tais estabelecimentos costumam emitir um comprovante com o resumo dos valores pagos durante o ano e o repassam ao cliente. Caso o recibo não seja entregue, o contribuinte deve solicitá-lo, ou, na pior das hipóteses, somar os valores pagos ao longo do ano.

Há uma limitação para a dedução deste tipo de despesa, que em 2020 foi de somente R$ 3.561,50 por contribuinte e para cada dependente.

Por fim, vale lembrar que gastos com materiais escolares e atividades extracurriculares (curso de idioma ou preparatórios, por exemplo) não estão no rol de despesas dedutíveis do IR.

Comprovante de rendimentos e pagamentos de aluguel

Quem paga ou recebe aluguel também deve reunir documentos que discriminem tais valores.

Se o inquilino for pessoa física e os pagamentos forem feitos diretamente ao proprietário, sem o intermédio de imobiliárias, a comprovação junto à Receita Federal pode ser feita através de extratos confirmando os depósitos bancários.

Caso haja uma imobiliária administrando um imóvel ocupado por pessoa física, ela deve oferecer um histórico dos aluguéis pagos ao longo do ano para os clientes. Também é possível pedir uma cópia do informe de rendimentos imobiliários emitido pela imobiliária.

Já no caso do inquilino ser pessoa jurídica, ele é responsável por entregar o informe de rendimentos ao proprietário, uma vez que é ele quem deve recolher o Imposto de Renda.

É fundamental que o locador, possua a escritura do imóvel, bem como cópia do contrato de locação e de eventual contrato com a administradora, para comprovar os seus rendimentos junto à RFB, se for necessário.     

Comprovantes de doações incentivadas

As contribuições feitas à instituições que se enquadram nas regras de doações com incentivo fiscal podem ser abatidas do imposto a pagar.

Essas doações incentivadas podem ser feitas aos:

• Fundos distritais, municipais, estaduais e nacionais da criança e do adolescente, que se enquadram no ECA;
• Fundos distritais, municipais, estaduais e nacionais que se enquadram no Estatuto do Idoso;
• Projetos aprovados pelo Ministério da Cultura (agora Ministério da Cidadania) e enquadrados na Lei de Incentivo à Cultura (Lei Rouanet);
• Projetos aprovados pelo Ministério da Cultura (agora Ministério da Cidadania) ou pela Agência Nacional de Cinema (Ancine); e,
• Projetos aprovados pelo Ministério do Esporte (agora Ministério da Cidadania) e enquadradas na Lei de Incentivo ao esporte.

Essas entidades mencionadas acima devem emitir um comprovante no qual consta especificado o nome do doador, CPF, data da doação e valor recebido. O documento também deve incluir o número de ordem, nome, CNPJ e endereço da instituição beneficiada.

Comprovante de doação e/ou herança

Uma doação, mesmo que não seja do tipo incentivada, seja ela feita ou recebida, precisa ser declarada à Receita Federal. Nesse caso, ela precisa ser informada pelas duas partes, sendo recomendável guardar um recibo ou comprovante da transação.

No caso de recebimento de herança, os bens e direitos recebidos devem ser declarados de acordo com as informações que constam na partilha dos bens e na Declaração Final de Espólio, sendo fundamental ter estes documentos na hora de preencher a Declaração.

Comprovantes de processos judiciais

Quem recebeu alguma quantia resultante de ações judiciais precisa reunir os documentos que comprovem esses valores.

Na hipótese do processo ter sido movido contra uma empresa, ela deve enviar, com a comprovação dos valores pagos, as deduções e eventual imposto de renda retido na fonte. Geralmente, esse informe também pode ser obtido através da instituição financeira que liberou os valores que foram depositados judicialmente.

Todavia, caso o contribuinte não consiga o documento, ele poderá declarar tais rendimentos utilizando as informações registradas em seu extrato bancário, que demonstram o valor creditado em sua conta corrente.      

Documentação de imóveis e veículos

Quando você for preencher a ficha de Bens e Direitos, vai ser necessário ter em mãos os documentos que comprovem o seu patrimônio. Ou seja, no caso de veículos, será preciso o Certificado de Registro e Licenciamento Veicular (CRLV), já para os imóveis, estamos falando da escritura do mesmo e número de inscrição na prefeitura.

Compra e venda de ativos em bolsa de valores

Quem opera na Bolsa de Valores precisa ter em mãos todas as notas de corretagem, o extrato mensal da corretora onde as operações foram feitas, o controle mensal dos custos e quantidades dos ativos, a apuração mensal dos lucros e prejuízos realizadas ao longo dos meses e o comprovante de pagamento do IR devido.

Como já falamos, as empresas encaminham o informe de rendimento com os valores que foram pagos ao longo do ano a título de juros e dividendos, mas o controle das quantidades e dos ganhos é feito pelo próprio contribuinte que vai precisar preencher essas informações na Declaração de IR.

Comprovantes de compra e venda de bens

Em caso de compra e venda de algum dos bens, é necessário ter o contrato de compra e venda e os demais comprovantes da transação. Também é necessário ter os comprovantes das benfeitorias realizadas.

No caso das vendas, é preciso pedir o demonstrativo de apuração do ganho de capital para ser incluído na Declaração, de preferência a cópia de segurança já pronta para ser importada no programa da Declaração e também os comprovantes de pagamento do IR devido.

Demonstrativo de Carnê Leão

Quem recebe rendimentos do exterior ou de outras pessoas físicas sem vínculo empregatícios, precisa do demonstrativo do Carnê Leão, de preferência a cópia de segurança já pronta para ser importada no programa da Declaração, o comprovante dos rendimentos recebidos e das despesas efetuadas e o comprovante de pagamento do IR devido ao longo do ano.

Documentação de dependentes e alimentandos

Como a maioria já deve saber, é possível obter dedução no valor de imposto a pagar caso haja dependentes na Declaração de IR. A regra básica aqui é que todo dependente que constar na Declaração deverá ter CPF, independentemente da idade.

São necessários os documentos que comprovem o parentesco e a dependência, como, por exemplo, certidão de casamento ou união estável, certidão de nascimento, termo comprobatório de tutoria ou curadoria, entre outros.

Com relação aos alimentandos e alimentantes, é fundamental ter em mãos o acordo ou decisão que fixou o pagamento da pensão e os comprovantes mensais desse pagamento.

Conclusão

Listamos aqui os documentos que frequentemente são necessários para o contribuinte conseguir preencher e eventualmente comprovar os dados constantes na sua Declaração de Imposto de Renda.

Vale ressaltar que é recomendável guardar todos esses documentos durante 5 anos, pois este é o prazo que a RFB possui para fiscalizar e posteriormente homologar as DIRPFs. Para os bens adquiridos em prestações ou em parte e para imóveis que sofrem benfeitorias ao longo dos anos, é recomendável que todos os documentos e comprovantes sejam guardados por 5 anos após eventual venda do bem.

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Esperamos ter ajudado a esclarecer e demonstrar a importância de se ter estes documentos organizados. Em caso de dúvidas, enviem seus questionamentos na área de contato. A equipe do IR responderá o mais breve possível.    

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